Ориентируясь на повышенное внимание к оптимизации цепочки поставок, многие поставщики систем управления склада позиционируют свои программные продукты как решение для исполнения цепочек поставок. C точки зрения функционала системы этот программный продукт может вызвать только иронию. Деятельность компании напрямую зависит от результатов внедрения WMS-системы, так как это влияет на конкурентоспособность компании, прибыль организации и на успешность ключевых участников проекта внедрения в их профессиональной деятельности.
Эта информация ни для кого не должна быть неожиданной, особенно для тех, кто хорошо знаком со складскими процессами или с системами класса WMS. Система управления складом (WMS) жестко контролирует все процессы склада: приход товара, все этапы обработки и хранения товара, доставку заказов клиентам. Возможно, вы слышали истории о внедрении WMS, когда после запуска склада и начала работы объект закрывался в течение недели. Чаще встречается информация о запуске склада в работу, когда после старта настройка и отладка процессов все еще продолжается. Разочарование от таких внедрений со временем проходит, как проходит время, и система все же начинает работать нормально. Тем не менее, значительная часть денег может быть потрачена на устранение неполадок и лояльность многих заказчиков может быть потеряна раньше, прежде чем стабильная работа будет налажена.
Неудача далеко не всегда является неизбежным итогом WMS-внедрения. Многие проекты завершаются успешно, а в некоторых случаях – достигнутый результат значительно превышает первоначальные ожидания. Что определяет успех или провал проекта внедрения? Правильное программное обеспечение, высококвалифицированная команда программистов с достаточным количеством успешно реализованных проектов, достаточное финансирование проекта – эти факторы являются достаточно весомыми аргументами для успешной реализации проекта внедрения. Тем не менее, все эти условия не гарантируют успешной реализации в каждом конкретном случае. Влияющих факторов гораздо больше. Внедрение WMS зависит от многочисленных факторов, таких как, влияние людей, специализация бизнеса, процессы, оборудование и оснащение, своевременное наличие необходимых данных. Несмотря на то, что детали каждого проекта уникальны, но есть общие правила для всех внедрений, успех любого внедрения зависит от того, насколько хорошо организация управляет этими элементами.
Оптимизация процессов
Когда возникают сложности в процессе внедрения, то обычно заказчик обвиняет команду внедрения. Это понятно, ведь многое в процессе внедрения, как кажется, зависит от консультантов, интеграторов, поставщиков оборудования. Поэтому любая заминка или проблема возникают по вине одного из исполнителей. Между тем процесс внедрения WMS включает в себя много технических аспектов, таких как конфигурирование и настройка системы. Основные ключевые вопросы, возникающие в процессе реализации, напрямую зависят от целей и задач внедрения системы. Результат проекта будет виден только тогда, когда организация, внедрившая WMS, сможет покрыть свои расходы за счет успешной деятельности своих клиентов. Для успешного проекта внедрения организация должна обратить внимание на взаимодействие людей, привлеченных к участию в проекте. От того, насколько правильно подобрана команда и налажено взаимодействие между сторонами зависит успех проекта, начиная с начальной стадии и заканчивая вводом системы в эксплуатацию. Все проекты WMS-внедрений проходят этап анализа, на котором задачи бизнеса и эксплуатационные требования реализуются в функционале системы. Настройка процессов часто является основной статьей расходов при реализации WMS. Любая доработка системы не принесет результата, если она выполнена без привлечения складских экспертов. В ходе реализации проекта принято передавать процесс конфигурирования системы команде внедрения. Но интегратор программного обеспечения обладает ключевыми компетенциями в своем продукте, а не в логистике склада. Задача интегратора заключается во внедрении программного обеспечения с целью удовлетворения требований к его функционированию. Для определения потребностей Заказчика интегратор ориентируется на пользователей WMS-системы, используя самый простой способ применения своего приложения. Более того, любая попытка улучшить деятельность компании за счет внедрения только одного программного обеспечения даст небольшой результат. Работа предприятия – это процесс, включающий людей, оборудование и определенные процедуры. Выбор только одного программного обеспечения приведет к потере потенциально возможных улучшений.
Управление рисками
Непредсказуемые факторы и человеческие просчеты создают риски, которые постоянно сопровождают внедрение WMS. Риски не могут быть устранены, но они могут быть управляемы. Залогом успешного управления рисками при внедрении WMS системы, как и в большинстве бизнес проектов, выступает опытный проектный менеджер, который обладает необходимыми компетенциями, навыками планирования и контроля. Но есть еще один фактор, влияющий на риски – это сложность проекта. Сложные проекты состоят из большого количества переменных, чем больше переменных величин, тем больше шансов на провал проекта.
Управление взаимодействием и ожиданиями
Процесс внедрения – это человеческий процесс. Для достижения успеха в процесс внедрения должны быть вовлечены все сотрудники организации, от руководства компании до обычных работников. Внедрение WMS влечет за собой изменения в работе организации, что может провоцировать неуверенность и тревогу персонала. Работники могут тревожиться о потере своей работы. Руководители — противостоять новым способам ведения бизнеса. Если ситуацию не исправить, то сопротивление персонала может саботировать процесс внедрения. Открытое общение является лучшим способом для устранения негативной реакции со стороны персонала. Взаимодействие необходимо начать на стадии выбора и продолжить его до полного завершения внедрения. Для этого необходимо проводить регулярные совещания с ключевыми участниками проекта, а также периодически устраивать встречи с остальным персоналом. Беседы должны способствовать открытому диалогу, дискуссиям, обсуждению текущих задач.
Разработка плана проекта
Многие компании совершают ошибку, полагаясь на разработчика ИТ-решения на этапе разработки и администрирования плана проекта. В большинстве случаев будущие пользователи внедряемой системы назначают своего менеджера проекта, но этот внутренний менеджер, как правило, не контролирует и не управляет процессом внедрения.
Поскольку процесс WMS-внедрения – это более масштабный проект, чем обычная установка программного обеспечения, то в этом случае у клиента появляются обязанности по своевременной подготовке условий, приобретения необходимого оборудования, обучения пользователей системы.
Разработчик WMS не знает тонкостей бизнеса Заказчика, его компетенции сфокусированы на настраиваемом программном обеспечении. Если Заказчик руководит процессом планирования, то многие ключевые задачи могут пострадать, так как не будут полностью спланированы, проработаны или правильно выполнены. Но это не означает, что разработчик WMS-системы не должен иметь ключевой роли в разработке и администрировании плана проекта. Он знает свой продукт, методологию внедрения и необходимые ресурсы. Но Заказчику необходимо принять участие в финальной стадии разработки плана проекта, когда нужно интегрировать процесс внедрения и объект автоматизации.
Готовимся к разрешению непредвиденных ситуаций
Внедрение WMS-системы – это сложный и трудоемкий процесс. Не зависимо от того как хорошо был спланирован план внедрения, всегда что-то может пойти не так. Оборудование может дать сбой в самый критический момент. Ключевые сотрудники могут отсутствовать в нужное время. Поставщики – затянуть поставку необходимого оборудования. Несмотря на тщательное тестирование, может случиться технический сбой. Успех проектной команды зависит от их скорости реакции на стрессовые ситуации. Самая подготовленная команда внедрения не сможет обойти непредвиденные проблемы. Тем не менее, план проекта с проработанными этапами будет являться стандартом внедрения, в ситуации, когда проект даст сбой. План проекта должен быть дополнен условиями реагирования, на случай возникновения непредвиденных обстоятельств. Эти действия должны быть задокументированы и необходимы к выполнению при возникновении подобных обстоятельств. Более важным качеством в случае возникновения стрессовой ситуации является наличие ясного и гибкого склада ума, понимающего, что возникновение непредвиденных трудностей является постоянным спутником во время внедрения большинства проектов. Возникающие трудности не могут быть решены путем отрицания или распоряжения. Проблемы могут быть разрешены путем четкого руководства и своевременно принятых мер.
Подготовка к WMS-внедрению
Чтобы подготовить объект к WMS-внедрению необходимо проделать большую работу. Даже после установки погрузочно-разгрузочного оборудования остается еще много нерешенных задач. К ним относятся переконфигурация стеллажей, маркировка мест хранения товара, инвентаризация товара, установка рабочих станций.
Подготовка базы знаний
Конфигурируемые WMS-системы, такие как WMS Logistics Vision Suite, представляют собой сложные механизмы. Они обладают огромными функциональными возможностями и сложными типами конфигураций. WMS подобного типа могут быть трудны для понимания. Масштабы системы могут показаться сложными. Вместо того чтобы разобраться в системе, Заказчики стремятся переложить все техническую сторону проекта на разработчика решения. На первый взгляд это может показаться равноправным партнерством – предоставить разработчику делать то, что он лучше всего умеет. Но это решение может привести к недопониманию, что будет препятствовать использованию полного потенциала. Кроме того, наивно полагать, что разработчик станет разбираться в тонкостях автоматизируемого склада и его бизнес-процессах. Проектная команда должна приступить к внедрению подготовленной, на протяжении всего проекта активно участвовать в этапах внедрения, готовя себя к самостоятельной эксплуатации внедренной системы. Пользоваться программой Заказчик начинает после подписания контракта. Тренинги и обучающая документация являются только частью учебного процесса. Развёрнутая система обучения стимулирует развитие необходимых навыков работы с системой. Это не значит, что персонал должен изучить весь функционал системы. Но основной персонал следует стимулировать для изучения тонкостей необходимого функционала.
Обучение
Обучение, как правило, является первым этапом в списке необходимых действий во время WMS-внедрения. Тем не менее, в большинстве проектов недостаточно уделяется внимания этому аспекту. Многие разработчики выбирают подход «обучить тренера». Это означает, что обучение проходят ключевые сотрудники, которые затем передают полученные знания и навыки остальным сотрудникам компании. Полная и хорошо спланированная программа обучения имеет решающее значение в успехе всего проекта WMS-внедрения. Важной частью эффективной программы обучения является прохождение курсов в учебном классе. Курсы должны разрабатываться на смоделированных реальных условиях эксплуатации системы, где прорабатываются практические задания, отражающая рабочая обстановка на складе. Учебные классы должны быть оснащены необходимым оборудованием, которые помогут смоделировать процессы склада и привить персоналу необходимые навыки работы с новой WMS-системой.
Тестирование
Программное обеспечение для управления складом состоит из огромного количества строк программного кода и конфигурационных параметров. Программные ошибки могут вызывать сбой в работе системы. Даже если устанавливается базовый пакет системы, без внесения доработок, то тестирование должно быть выполнено на предмет возможности решения выполнять ежедневные задачи. При внесении доработок в WMS-программу тестирование становится решающим фактором успеха всего проекта. Тестирование помогает установить, что модификация системы, интерфейс, конфигурация и основная функциональность настроены в соответствии со спецификацией. Разработчики программных продуктов тестируют свои решения, но даже самые тщательные тесты не исключают необходимости для Заказчика протестировать новую программу.
Этап тестирования нового сконфигурированного решения должен быть выполнен тщательнее, чем процесс контроля качества у разработчика. В процессе тестирования должно быть подтверждено, что программное обеспечение работает согласно спецификации. Эта цель не может быть достигнута, если процесс тестирования не был тщательно спланирован и выполнен. «Тестирование на приемлемость для пользователя» (UAT) и разработка текстовых сценариев – важные моменты любого процесса тестирования. UAT представляет собой структурированный план тестирования, предназначенный для определенной системы.
Проработка нештатных ситуаций
Во время внедрения люди обычно фокусируются на основных моментах и повседневной работе. Они знают, как собрать заказ или разместить паллет. Они знают, как выполнять основные операции. Но, как правило, персонал не знает, как себя вести при нестандартных ситуациях. Что делать, если продукт испорчен? Какие шаги нужно предпринять, чтобы изменить заказ после его доставки на склад? Нештатные ситуации, как правило, случаются в неподходящее время. Они могут быть причиной задержек отгрузок со склада или мешать нормальной работе. Проработка нештатных ситуаций должна быть частью проекта внедрения, а затем включена в курс обучения.Тем не менее, этого недостаточно. Нештатные ситуации случаются нечасто. Людям не обязательно осваивать их на практике. Правила поведения при нештатных ситуациях должны быть прописаны и доступны для управляющего персонала, который в свою очередь, при возникновении критических ситуаций смогут проинструктировать персонал.
Управление документацией
Поставщики и разработчики предоставляют пользователям руководства и справочные материалы, где рассматривается базовый функционал системы и, как правило, не описываются модификации. Обучение даст персоналу необходимые знания о выполнении конкретных функций. Но не стоит ожидать, что персонал будет помнить все, чему учили на курсах. Также никогда не бывает достаточного времени для полного изучения всех аспектов должностных функций. Особенно это касается работы в чрезвычайных ситуациях. Недостаток в обучении и в обучающих материалах должен быть устранен путем разработки инструкций – стандартных операционных процедур (SOP/СОП/ Standard Operation Procedures), описывающих выполнение той или иной работы. Они должны быть адаптированы под текущую трудовую деятельность, с использованием принятой терминологии и примеров, понятных для пользователей. Простота и доступность в применении должны играть ключевую роль в подготовке СОП.
Контроль и ввод системы в эксплуатацию
Несмотря на тщательную подготовку, запуск системы может сопровождаться сбоями в работе и непредвиденными ситуациями. Процесс тестирования должен устранить большинство программных ошибок, но нет никакой гарантии, что запуск системы пройдет гладко. Возникающие при вводе системы технические неполадки и ошибки должны быстро устраняться. Квалифицированный персонал в период запуска системы должен быть доступен в любое время и готов решать любые возникающие проблемы.
Одним из важнейших пунктов успешного внедрения WMS-системы является кропотливая работа проектной команды, требующая значительных временных затрат, возможностей, тщательного учебного процесса. Успех проекта внедрения WMS-системы напрямую зависит от финансирования. Разработчики, имеющие неудачный опыт внедрения WMS, возлагали большие задачи на собственных сотрудников, предлагая им решать задачи конечных пользователей. Некоторые компании обладают достаточными ресурсами для успешного внедрения WMS системы. Выбор и внедрение WMS-систем обусловлен достижением желаемых результатов, которые получит компания после запуска склада в работу под управлением WMS. Проект внедрения сопровождается значительными инвестициями, которые некоторые заказчики пытаются сократить. Стоимость проекта складывается из цены программного обеспечения, оборудования. Заказчики ищут пути сокращения затрат. В итоге, услуги по настройке, тестированию, документация, обучение начинают выглядеть как дополнительные затраты, которые оказываются «не по карману». Компромиссы необходимы. Бюджет, конечно, должен быть ограничен. Но решение должно быть основано на четком понимании, что нужно для достижения успеха. Если бюджет определен, то все необходимые затраты должны быть учтены. Успеха в проекте не добиться, если вкладывать деньги только в программное обеспечение.
